Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Kailo Health

Yhteystiedot:

Vetokuja 4, PL 81120
01610, Vantaa, Suomi
kailo@kailohealth.fi

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisteröimme ja käsittelemme tarpeellisia tietoja asiakkailtamme ja palveluidemme käyttäjiltä. Käsittelemme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelun toteuttaminen ja kehittäminen

• Asiakassuhteen hallinnointi
• Palvelun tarjoaminen ja ylläpito
• Rekisteröityjen tunnistaminen
• Tapahtumatietojen säilyttäminen
• Asiakaspalvelutilanteet
• Tuotteiden ja valmennusten tarjoaminen, toteuttaminen ja seuranta
• Käyttäjän antamien tietojen hallinnointi
• Sopimuksiin, laskutukseen ja maksuliikenteeseen liittyvien tietojen hallinnointi ja arkistointi
• Palveluiden, tuotteiden ja liiketoiminnan kehittäminen
• Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
• Virallisten selvityspyyntöjen käsittely ja oikeudellisten vaateiden perustelu, esittäminen ja puolustaminen

Palvelu- ja markkinointiviestit

• Asiakkaan informointi ja muistuttaminen
• Kailo Healthin palveluihin liittyvä viestintä ja suoramarkkinointi

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Kailo Health kerää tietoja, jotka ovat tarpeen sinun ja Kailon välisessä asiakkuussuhteessa ja niissä tarkoituksissa, joihin tietoja käytetään.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Kailo Health kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

Terveystiedot

• Asiakkaan itse ilmoittamat terveys- ja hyvinvointitiedot
• Valmennuksissa tai mittauksissa ilmenevät terveys- ja hyvinvointitiedot
• Tiedot palvelujemme käytöstäsi, esimerkiksi ostamasi palvelut, joista käy ilmi terveys- tai hyvinvointitietoja
• Viestintä, joista ilmenee terveys- tai hyvinvointitietoja
• Maksutavat ja maksutapahtumat, joista ilmenee terveys- tai hyvinvointitietoja
• Mikäli kyseessä on terveydenhuollon ammattilaisen tarjoama sairaan/terveydenhoitopalvelu, hoitosuhteen tiedot säilytetään potilastietolain mukaisesti.

Muut henkilötiedot:

• Perus- ja yhteystiedot, esimerkiksi nimi ja puhelinnumero
• Lupatiedot, esimerkiksi markkinointiluvat
• Verkkokäyttäytymistiedot, esimerkiksi kirjautumistiedot ja verkkosivujen evästeillä kerätyt tiedot
• Tietojenkäsittelylaitetta koskevat tiedot, esimerkiksi evästetiedot
• Viestintä, joista ei ilmene terveys- tai hyvinvointitietoja
• Tiedot palvelujemme käytöstäsi, joista ei ilmene terveys- tai hyvinvointitietoja

Tietojen kerääminen

Kailo Health käsittelee ja kerää tietoja, jotka on saatu asiakkaalta tilauksen tilauksen aikana, palveluun liittymisen aikana tai asiakassuhteen aikana Shopifyn järjestelmään.

Saamme myös seurantatietoa siitä, miten käytät verkkosivustoamme ja palveluitamme. Kailo Health voi myös käsitellä johdettuja tietoja, jotka on johdettu tai päätelty saatujen tietojen perusteella. Palvelumme on yhteydessä myös tunnistamis-, varmennus-, luottotieto-, maksunvälitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoaviin osapuoliin ja saa näihin liittyviä tietoja.

Lisäksi asiakkaan verkkokäyttäytymistä voidaan analysoida Google Analytics, LinkedIn, Instagram ja Facebookin kautta. Edellä mainittuja palveluita käytetään verkkosivuston kehittämisessä, asiakaspalvelun järjestämisessä ja markkinoinnin kohdentamisessa.

Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen kailo@kailohealth.fi

Tarkastusoikeus

• Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot
• Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu, ja miten tietoja käsitellään

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot

Vastustamisoikeus

• Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Suoramarkkinointikielto

• Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin

Poisto-oikeus

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

• Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua

Valitusoikeus

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Kailo Health:in ulkopuolelle. Kailo Health käyttää Shopify:ta asiakastietojen rekisteröintiin.

Asiakkaan ottaessa yhteyttä Kailo Healthiin, asiakkaan yhteystiedot ja yhteystietolomakkeessa olevat tiedot toimitetaan ko. valmennusta pitävälle henkilölle konsultointipuhelua tai ajanvarausta varten suojatulla sähköpostilla/WhatsApp-business sovelluksen kautta/tekstiviestitse.

Valmentajat toimivat oman yrityksen kautta tai on työsuhteessa Kailo Healthiin. Kaikki valmentajat ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. 

Firstbeat-palvelua käytettäessä asiakkaalle luodaan lisenssi Firstbeat-ohjelmaan, jolloin asiakkaan yhteystiedot luovutetaan Firstbeat Oy:lle, Yliopistonkatu 28 A, FI-40100 Jyväskylä, info@firstbeat.fi.

Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Terveystietoja säilytetään potilastietolain mukaisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos kuolemasta ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Kirjanpitolain mukaisesti laskutustietoja säilytetään 10 vuoden ajan.

Henkilötietojen turvallisuus

Asiakastiedot ovat tallennettu Shopify:n tietojärjestelmään. Potilastietoja säilytetään asianmukaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä Kailo Health ja tämän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Asiakas- ja potilastietoja voidaan käsitellä EU-alueen ulkopuolella, mutta tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisille toimijoille.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana Kailo Healthissa toimii Niklas Ekholm kailo@kailohealth.fi.